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当ERP信息化中的黑包公

发布时间:2021-09-09 21:48:00 阅读: 来源:立德粉厂家

ERP:信息化中的“黑包公”

在实施ERP后的江苏石油公司,发生了这样一个故事。

2004年11月12日晚上9点,一个体加油站经营者持一张15吨的0号柴油提货单到江苏石油徐州分公司广山油库提油。发货员过账时,发现该提货单在ERP系统中的销售数量只有1吨,无法通过程序。发货员仔细查看提货单,发现与公司正常使用的略有差别,但是足以乱真。经询问得知,提货单是这个经营者从两个陌生人手里购得,另外还有6张。发货员发现7张提货单在ERP系统中的号码完全相同,断定有人伪造,随即向公安机关报案,于是有了把76吨柴油假提货单拒之门外的故事。

3、调剂镜子

假的过不了关,真的缺任何一道手续也都过不了关,这一点,物资供应处物资总库配件库韩旭华主任深有体会,她形容ERP系统是“不讲‘理’的黑脸包公”。在这里,保管员对每一批物资入库,订购合同、质量检验报告、审批程序等缺了一项,ERP系统就无法运行,即使数量不符,也不可能运行。同样,在发料时,没有财务部门的审批程序,同样无法运行。而在通过搭建垂直化、专业化的网络平台实施ERP之前,这些问题都可以下运行,检验报告可以随后提供,数量多了可以补单子,发料记录只有在月底才报到财务部门。在这里,从招标采购、到签订合同、审批入库,每一件物资的来龙去脉都在财务部门和上级管理者的眼皮子底下,每一笔业务都在阳光之下,把过去的“一支笔”解构为多个环节衔接而成的流程,让一切暗箱操作和猫腻行为无处藏身,不仅将信誉度差的供货商拒之门外,而且避免了重复采购、交叉储存。

不仅仅是在物资供应系统,在油田整个生产经营环节,ERP的“黑脸包公”角色无处不在。

在销售系统,建立了客户信用额度管理档案,预防欠款的发生;专业部门利用底价维护,利用锁价功能,有效把握销售方向和销售价格,防止效益的流失;通过合同-订单-外向交货单-发票这一单据流,彻底杜绝“开票不提货、提货不开票”,钻价格变动空子的现象。

过去,财务部门无法全程监控成本使用情况,一个项目完成后,可能出现投资超额的现象。同时由于时间关系,计划部门一般在二三月份对项目进行立项,而有些必须在年初施工的项目就产生了没立项就开工的现象。这些问题,都可以解决,投资超的,追加投资;没立项的,补上相关报告就行。而这些问题,带来的却是全年投资成本的不可控制,也影响了项目相关手续的严肃性。在ERP系统里,这是万万行不通的。没有立项和审批报告,物资领不来,谈何开工?即使在正常施工期间,系统会对分解到各个子项目的成本进行监控,哪一个项目的花费接近投资额,系统马上会发出警告,此时物资济南新时期试金仪器有限公司欢迎您的来电咨询产品信息供应部门也会接到相关指令。这样,就会把过去对项目的事后结算、事后控制变为事前控制、事中监控,杜绝了不立项就开工、超额投资的现象。

ERP的黑脸包公角色还存在于系统的每一个用户之间,相对而言,一个用户就是其他用户的包公。在系统中,不同层级的用户会拥有一定的权限范围和流程范围,上一级用户不过关,下一级用户无可奈何,假如下,这种情况可能就会在不经意间通过。系统数据的多点共享和透明化也使得它变得不讲“理”,假如一个数据出现错误,那么,系统的所有的相关数据就全部错误,此时,哪一个环节出现的问题就会一目了然,该环节用户的人就会承担相关。去年,江苏油田的ERP系统因为一个数据出现错误,相关人员用了13天时间才修正过来。

系统的不讲“理”,是以公开、透明为基础的,也正是这种不讲“理”,改变了人们的传统思维、工作方式和管理手段,给油田带来有形和无形的效益:企业决策水平的提高、具体操作的严谨性、加强对流程的控制、降低采购成本,缩短采购周期、降低库存,减少沉淀资金,减少财务费用,提高存货和资金周转、堵塞管理漏洞、减少坏账,缩短销售回款周保修期外装备在使用进程中产生故障期、减少企业效益流失、提高员工综合素质等等。

如此看来,我们就明白到底是谁不讲“理”了。系统是生硬的,而企业的管理者是人,只有人用相应的理念和思维去适应系统,系统才会变得温和,一路绿灯,两者才会实现公平相处。所以,对于每一名管理者来说,关注ERP,熟练运用ERP,并根据系统不断摈弃过去的工作方式和管理思维,强化业务学习,提高决策能力和管理水平,一切按照规则办事,不要对一项工作拍脑袋就干、拍屁股就完,要做车前卒,不做马后炮,这就是我们比关注ERP所更关注的深层次的问题。“上线成功”不是目的,上线后成功运作才是根本,也是油田实施ERP的关键所在,任何先进的系统或者工具,都要依靠人来发挥作用。(end)

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